Lavoro · Riunioni e colleghi
Come prendere la parola in riunione quando ti blocchi
La maggior parte di chi si blocca in riunione aspetta un'osservazione abbastanza buona per intervenire, e la riunione va avanti prima che arrivi. Abbassa l'asticella e parti presto: nei primi dieci minuti, fai una domanda, sostieni l'osservazione di qualcuno con un motivo, o riassumi quello che è appena stato deciso. Dillo in una frase, poi fermati. Meglio una piccola osservazione detta presto che una perfetta che non viene mai detta.
Perché non riesci a prendere la parola in riunione
Riunione operativa del lunedì al centro di distribuzione, dodici persone al tavolo lungo. Dopo dieci minuti ti accorgi che il nuovo programma del picking mette due squadre sulla baia 4 alle sei del mattino. Cominci a costruire la frase: servono i numeri, e non deve sembrare un'accusa. Quando è pronta, si sta già parlando di straordinari. Mezz'ora dopo, Doug del ricevimento merci dice: «Ma la baia 4 alle sei non è prenotata due volte?» «Ben visto, Doug», dice il responsabile.
Questo è il blocco. Avevi qualcosa da dire; aspettavi che fosse all'altezza, e l'asticella saliva a ogni minuto di silenzio. Dopo quaranta minuti di silenzio, la tua prima frase sembra dover valere quaranta minuti.
La maggior parte delle persone si porta dietro una regola così. In interviste e sondaggi sul lavoro, le convinzioni date per scontate su quando parlare è rischioso si sono rivelate molto diffuse, facevano tacere le persone perfino su idee pensate per aiutare, e aiutavano a spiegare chi restava in silenzio (Detert e Edmondson, 2011). La tua potrebbe essere «non finché non è a prova di bomba». È una convinzione sulla stanza, non un fatto.
Il rischio, di solito, va nella direzione opposta. In un sondaggio e due esperimenti, ai dipendenti che prendevano la parola veniva attribuito uno status più alto che a quelli che restavano zitti: sembravano più sicuri e più competenti, e in due degli studi anche più collaborativi (Weiss e Morrison, 2018).
Di' qualcosa nei primi dieci minuti
Parti presto con qualcosa di piccolo, prima che l'asticella abbia il tempo di salire. Tre mosse non hanno bisogno di una grande idea:
- Una domanda. «Quando dici fine mese, intendi il 28 o il 31?» Conta anche una domanda vera sul piano.
- Un +1 con un motivo. «Confermo, giovedì. Il venerdì metà degli autisti è a casa.» È il motivo a renderlo tuo.
- Un riepilogo di quello che è appena stato deciso. «Quindi il secondo fornitore, e Ana manda l'ordine entro venerdì. Ho capito bene?» Usalo quando la decisione non era chiara, non per ripetere quello che sanno tutti.
Prepara la prima mossa. Nel parcheggio, leggi il primo punto dell'ordine del giorno, scrivi una frase sul taccuino e dilla ad alta voce una volta. Quando si arriva al primo punto, leggila dal taccuino: la decisione l'hai già presa.
E non aspettare un silenzio: in una riunione animata, c'è sempre qualcuno che riprende esattamente dove l'ultimo si è fermato. Entra alla fine di una frase, agganciandoti: «Aggiungo una cosa a quello che diceva Nina: a marzo l'ordine di Dayton aveva lo stesso problema.» Costruire sulla sua osservazione ti fa entrare senza bisogno di un vuoto tutto tuo.
Una situazione da provare
Otto minuti dall'inizio della riunione di produzione del martedì in una tipografia commerciale. Il direttore di stabilimento e due capiturno stanno passando in rassegna le date di spedizione della settimana, e tu sei il preventivista arrivato per ultimo. Ti sei appena accorto che la tiratura dell'ordine per le scuole della provincia viene dal foglio della settimana scorsa. Cosa dici?
Ecco un modo per affrontarla
«Sull'ordine per le scuole della provincia: la tiratura sulla lavagna è quella del foglio della settimana scorsa. Posso verificarla con la sala stampa prima di fissare venerdì?»
Perché funziona
- Prima viene l'argomento, così tutti sanno dove guardare.
- Un fatto e una domanda, poi ti fermi: una sola cosa a cui rispondere.
- Arriva quando venerdì si può ancora spostare, non in una mail dopo che la data è stata fissata.
- Niente «scusate, probabilmente non è niente» davanti: un numero sbagliato non ha bisogno di scuse.
Nell'app, la lezione «Una cosa sola, detta presto» si chiude con una situazione come questa: rispondi con parole tue, per iscritto o a voce, e l'IA ti dice cosa ha funzionato e cosa cambiare.
Prima di' la versione breve
Alla riunione dei servizi generali, Carla, la direttrice, si gira verso di te: «A che punto siamo con il leasing dei furgoni?» La versione lunga parte da marzo: il primo preventivo, il secondo concessionario, i documenti persi. Quando arrivi alla parte che ti ha chiesto, lei è già al punto successivo.
La versione breve parte dallo stato delle cose: «Siamo indietro di due settimane. Il concessionario ha perso i nostri documenti, li abbiamo ripresentati, e mi serve la tua firma entro giovedì.» Poi fermati. Se ti chiede quale concessionario, dalle il dettaglio. La versione breve è l'apertura, non un tetto.
Dopo un lungo blocco, la trappola è l'opposto: un'ora di silenzio, poi cinque minuti con tre osservazioni e la storia di ognuna. Nessuno se ne ricorda nemmeno una. Di' la più forte in una frase; le altre possono aspettare.
Come parlare con sicurezza quando sei agitato
La prima cosa che l'agitazione aggiunge sono delle scuse davanti all'osservazione: «Magari è una stupidaggine, ma…» Sembra educato. Ma dice anche alla stanza come ascoltare quello che viene dopo, e la stanza ti crede. Toglile e parti dall'argomento: «Sui tempi del fornitore: ci hanno detto tre settimane, non due.»
Poi tre cose per la voce:
- Le prime tre parole. L'agitazione colpisce più forte la prima frase. Tieni pronto l'attacco, «Sui tempi del fornitore», e il resto di solito segue.
- Più grave alla fine. Le affermazioni agitate salgono fino a diventare domande. Fai scendere l'ultima parola di un gradino e tienila allo stesso volume della prima.
- Più lento nelle pause. Tieni le parole alla velocità di sempre e lascia un respiro dopo l'osservazione. Le parole allungate sembrano trascinate.
Se la voce trema, vai avanti, senza «Scusate, sono agitato». Per molte persone il tremolio si calma nel giro di qualche frase.
In esperimenti con il karaoke, il parlare in pubblico e la matematica, chi diceva ad alta voce «Sono emozionato» si sentiva più carico e se la cavava meglio di chi cercava di calmarsi (Brooks, 2014). Non è una cosa sicura: in uno studio successivo su 300 studenti prima di un test di matematica difficile, una breve rilettura dell'ansia come entusiasmo non ha cambiato né l'ansia né i punteggi (Ganley et al., 2021). Provalo in corridoio; solo, non saltare la frase sul taccuino.
Cosa fare quando ti interrompono o ti parlano sopra
Il lunedì dopo, fai presto la tua osservazione sulla baia. A metà, Craig ti interrompe con una storia sul picco stagionale dell'anno scorso. Non metterti a gareggiare con lui, e non rinunciare all'osservazione. Lascialo finire la frase, poi riprendi al tuo volume normale: «Fammi finire il ragionamento: se la seconda squadra attacca alle sei e mezza, la baia 4 si libera.» Dillo con tono fermo e pacato. Con un sospiro o un «come stavo dicendo» secco, suona come una sgridata.
Se ti interrompe di nuovo, nomina i turni una volta, con leggerezza: «Aspetta, Craig. Fammi finire, poi voglio sentire la tua.» Una volta è una regola dei turni; tre volte è una predica. Se qualcuno ti interrompe con una domanda vera sulla tua osservazione, rispondi: è arrivata.
Prendere la parola nelle videochiamate
In una chiamata, il ritmo di una stanza si rompe. Faccia a faccia, le coppie cominciavano il loro turno circa 135 millisecondi dopo che l'altro aveva smesso; le stesse coppie su Zoom avevano una media di 487 millisecondi, molto più di quanto spieghi il ritardo della linea (Boland et al., 2022). La fine di una frase, che in una stanza è la tua porta d'ingresso, diventa sfocata, e due persone partono insieme, poi si fermano tutte e due.
Quindi fai vedere che ti stai prenotando:
- Togli il muto presto. Di' qualcosa nei primi due minuti, anche solo «Buongiorno a tutti». Così le prime parole te le sei già tolte, e sei una voce, non un riquadro.
- Togli il muto mentre l'altro sta finendo. È l'equivalente di sporgersi in avanti in una chiamata: gli altri vedono cambiare la tua icona prima che tu parli.
- Usa la chat come rampa di lancio. Scrivi l'osservazione in una riga, poi dilla: «Ho messo una nota in chat sul fornitore. Posso aggiungere una cosa?» La riga scritta fa la parte difficile.
Prova oggi stesso
Due esercizi, alla tua prossima riunione o chiamata.
- Prima che cominci, scrivi una frase sul primo punto dell'ordine del giorno: una domanda, un +1 con un motivo, o un fatto che sai tu. Dilla nei primi dieci minuti, poi fermati.
- Una volta, oggi, rispondi a una domanda di lavoro con la versione breve: a che punto sono le cose, in una frase. Dai i dettagli solo se te li chiedono, e nota se lo fanno.
Allenati su questo nell'app
Presenza professionale
Due lezioni dedicate proprio a questo, «Una cosa sola, detta presto» e «L'aggiornamento in venti secondi»: l'argomento in una frase e la tua osservazione in quella dopo, dette prima che la riunione passi oltre, e la risposta breve che parte dallo stato delle cose. Alla fine di ognuna trovi una situazione a cui rispondere con parole tue e una frase da usare in giornata. Si parte dal quiz, che costruisce il tuo percorso; il primo corso è gratis, feedback dell'IA incluso.
I nuovi abbonati hanno gratis i primi 7 giorni del piano annuale. L'abbonamento si rinnova automaticamente finché non lo disdici nelle impostazioni del tuo store.
Domande frequenti
Come smettere di essere così silenzioso al lavoro?
Come essere più assertivo in riunione?
Devo parlare di più in riunione per essere preso sul serio?
Fonti verificate
- Detert, J. R., & Edmondson, A. C. (2011). Implicit voice theories: taken-for-granted rules of self-censorship at work. Academy of Management Journal. doi:10.5465/amj.2011.61967925
- Weiss, M., & Morrison, E. W. (2018). Speaking up and moving up: how voice can enhance employees' social status. Journal of Organizational Behavior. doi:10.1002/job.2262
- Brooks, A. W. (2014). Get excited: reappraising pre-performance anxiety as excitement. Journal of Experimental Psychology: General. doi:10.1037/a0035325
- Ganley, C. M., Conlon, R. A., McGraw, A. L., Barroso, C., & Geer, E. A. (2021). The effect of brief anxiety interventions on reported anxiety and math test performance. Journal of Numerical Cognition. doi:10.5964/jnc.6065
- Boland, J. E., Fonseca, P., Mermelstein, I., & Williamson, M. (2022). Zoom disrupts the rhythm of conversation. Journal of Experimental Psychology: General. doi:10.1037/xge0001150